Як правильно зберігати документи в офісі
У перший день роботи в офісі співробітник сідає за чистий стіл, асоціюється з новим початком, але вже через деякий час на ньому не залишається вільного місця. Це означає, що настав час розібратися в оптимальній організації робочого простору, а також навчитися правильно зберігати документи в офісі, щоб подібних завалів паперів в майбутньому не виникало.
Базовий принцип зберігання документації в офісі
Використання звичайних картонних папок з картону - це найпростіший і традиційний спосіб зберігати архівні документи, а також папери, які повинні бути під рукою. В обкладинку на зав'язках поміщається кілька сотень листів. Додатковий вміст можна скріпити, щоб швидше знаходити при запиті, а саму папку варто підписати, так відразу буде зрозуміло, що в ній зберігається.
Виробник Buromax відзначає великий попит на папки-реєстратори . Вони мають вигляд з'єднаних за допомогою спеціального кріплення щільних картонних листів. Це місткий бокс, який можна покласти і поставити вертикально. Реєстратор має осередок для підпису, тому значно полегшує пошук документа.
Оптимальний розподіл офісної документації по різних папках - це не єдиний крок до правильного зберігання важливих паперів. Організованість робочого простору має на увазі дотримання наступних правил:
- окреме зберігання регулярно використовуваних і старих документів;
- розробка персональної технології розподілу документації на робочому місці кожним співробітником;
- наявність запасних папок-реєстраторів, всіляких архиваторов і боксів.
Для зручності можна виділити папки відрізняються кольорів під проекти різного спрямування. Вибрати кольорові органайзери для правильного зберігання документів можна в інтернет-магазині Buromax.
Корисні поради для офісних співробітників
Після покупки папок для правильного зберігання документів в офісі час задуматися про організацію простору біля співробітників. Необхідно вибудувати систему, кожен учасник якої буде дотримуватися таких правил:
- папери з довідковими даними зберігати на відстані витягнутої руки;
- сортувати документи за єдиним принципом - тем або категорій, по роках або алфавітом;
- регулярно відправляти неактуальні акти і договори в архів;
- створити запас боксів на кілька місяців;
- заповнювати ящики папками тільки на 75%, щоб було легше знаходити потрібні листи;
- роз'єднати за різними стопками звіти по поточним і закритим проектам;
- використовувати колірні мітки для підвищення ефективності діловодства;
- застосовувати ярлики при необхідності;
- залишати свіжі документи на видному місці.
Правильне зберігання офісних документів не позбавляє від періодичної ревізії. Згодом робітники акти втрачають актуальність, тому їх слід переносити в архів. Це потрібно робити в обов'язковому порядку, щоб звільняти стіл від складу зайвих паперів. Купуйте папки-реєстратори в інтернет-магазині , щоб впорядкувати простір на столах офісу за мінімальною ціною.
