Как правильно хранить документы в офисе

В первый день работы в офисе сотрудник садится за чистый стол, ассоциирующийся с новым началом, но уже через некоторое время на нем не остается свободного места. Это значит, что пришло время разобраться в оптимальной организации рабочего пространства, а также научиться правильно хранить документы в офисе, чтобы подобных завалов бумаг в будущем не возникало.

Базовый принцип хранения документации в офисе

Использование обычных картонных папок из картона – это самый простой и традиционный способ хранить архивные документы, а также бумаги, которые должны быть под рукой. В обложку на завязках помещается несколько сотен листов. Дополнительное содержимое можно скрепить, чтобы быстрее находить при запросе, а саму папку стоит подписать, так сразу будет понятно, что в ней хранится.

Производитель Buromax отмечает большой спрос на папки-регистраторы. Они имеют вид соединенных при помощи специального крепления плотных картонных листов. Это вместительный бокс, который можно положить и поставить вертикально. Регистратор имеет ячейку для подписи, поэтому значительно облегчает поиск документа.

Оптимальное распределение офисной документации по различным папкам – это не единственный шаг к правильному хранению важных бумаг. Организованность рабочего пространства подразумевает соблюдение следующих правил:

• отдельное хранение регулярно используемых и старых документов;
• разработка персональной технологии распределения документации на рабочем месте каждым сотрудником;
• наличие запасных папок-регистраторов, всевозможных архиваторов и боксов.

Для удобства можно выделить папки отличающихся цветов под проекты разного направления. Выбрать цветные органайзеры для правильного хранения документов можно в интернет-магазине Buromax.

Полезные советы для офисных сотрудников

После покупки папок для правильного хранения документов в офисе время задуматься об организации пространства возле сотрудников. Необходимо выстроить систему, каждый участник которой будет соблюдать следующие правила:

• бумаги со справочными данными хранить на расстоянии вытянутой руки;
• сортировать документы по единому принципу – темам либо категориям, по годам или алфавиту;
• регулярно отправлять неактуальные акты и договоры в архив;
• создать запас боксов на несколько месяцев;
• заполнять ящики папками только на 75%, чтобы было легче находить нужные листы;
• разъединить по разным стопкам отчеты по текущим и закрытым проектам;
• использовать цветовые метки для повышения эффективности делопроизводства;
• применять ярлыки при необходимости;
• оставлять свежие документы на видном месте.

Правильное хранение офисных документов не избавляет от периодической ревизии. Со временем рабочие акты утрачивают актуальность, поэтому их следует переносить в архив. Это нужно делать в обязательном порядке, чтобы освобождать стол от склада лишних бумаг. Покупайте папки-регистраторы в интернет-магазине, чтобы упорядочить пространство на столах офиса по минимальной цене.